Ковалева И.В.
НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В СИСТЕМЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ *
Аннотация:
данная статья рассматривает направления развития системы управления электронным документооборотом в системе обеспечения экономической безопасности предприятий
Ключевые слова:
eDocLib, структурирование данных, систематизация данных, групповая работа, оповещения, уведомления
УДК 33
Ковалева И.В.
магистрант, экономика
Тольяттинский государственный университет
(г. Тольятти, Россия)
НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ
УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
В СИСТЕМЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
БЕЗОПАСНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ
Аннотация: данная статья рассматривает направления развития системы управления электронным документооборотом в системе обеспечения экономической безопасности предприятий.
Ключевые слова: eDocLib, структурирование данных, систематизация данных, групповая работа, оповещения, уведомления.
Для развития системы управления электронным документооборотом ГКУ Тверской области «ЦЗН Нелидовского городского округа» была предложена к внедрению система eDocLib. «eDocLib» позволяет собрать информацию в единой базе и предоставить каждому из сотрудников быстрый и наглядный доступ в соответствии с обязанностями. В «eDocLib» есть все необходимое для создания электронного архива, базы знаний, организации совместной работы с файлами и организации документооборота [1].
Система eDocLib включена в Реестр российского ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 29.04.2021 № 183.
Преимущества «eDocLib»:
Оповещения и уведомления. eDocLIb не требует от пользователей постоянно следить за изменениями и новыми событиями в системе. Предусмотрены оповещения:
Массовый ввод документов. eDocLib обеспечивает автоматическую загрузка файлов из указанной пользователем папки с сохранением существующей структуры поддиректорий и созданием карточки описания для каждого из файлов. Возможен массовый импорт данных из других систем – eDocLib поддерживает загрузку данных из файлов XML-формата. Для массового перевода в электронный вид бумажных документов предусмотрена возможность поточного сканирования и автоматического извлечения атрибутов, что позволяет в несколько раз увеличить скорость обработки снизить трудозатраты [2].
Аналитические отчеты. Хранение дополнительных табличных данных по каждому из файлов предоставляет широкие возможности по подготовке аналитических материалов и их наглядному представлению (в виде Microsoft Excel или Word). От общей статистики легко перейти к конкретным файлам и документам.
Доступ через Интернет и с мобильных устройств. Система eDocLIb полностью построена на Веб-технологиях. Доступ к данным может осуществляться с любого компьютера, (с учетом соответствующих требований по безопасности). Для работы с планшетных и мобильных устройств разработаны специализированные приложения.
Безопасность. Защита информации от несанкционированного доступа обеспечивается в eDocLib гибкой системой настраиваемых прав, использованием личных имен и паролей, а также возможностью Windows-аутентификации. Все действия пользователей с контент-объектами, поручениями, отчетами фиксируются в защищенных протоколах.
Обеспечение долговременного хранение документов с электронной подписью (электронных оригиналов). Проблема долговременного хранения документа с электронной подписью (электронного оригинала). Срок действия сертификата электронной подписи (ЭП), аналога собственноручной подписи для бумажного документа, составляет 1-3 года. В тоже время срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года.
Стоимость платформы eDocLib колеблется в зависимости от численности объединяемых платформой рабочих мест от 20 тыс. рублей (3 рабочих места) до 485 тыс. рублей (500 рабочих мест). Цена пакета, приемлемого для ГКУ Тверской области «ЦЗН Нелидовского городского округа», составляет 150 тыс. рублей (50 рабочих мест).
Стоимость серверной лицензии СЭД eDocLib в комплекте с 20 неконкурентными лицензиями, 1 опцией «Сканирование» с учетом базового внедрения (базовая настройка, 1 группа входящих и 2 группы проектов документов с 1 маршрутом согласования) составляет 150 000 руб.
Возможности системы eDocLib обобщённо представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 – Возможности системы электронного документооборота eDocLib
В результате приобретения ГКУ Тверской области «ЦЗН Нелидовского городского округа» получает полностью автоматизированный готовый документооборот (комплект серверного и клиентского программного обеспечения).
Система eDocLib в настоящее время внедряется повсеместно в крупные организации, соответственно, может быть рекомендована к внедрению в ГКУ Тверской области «ЦЗН Нелидовского городского округа».
Для решения пятой проблемы «Пандемия коронавирусной инфекции», предлагается сотрудников ГКУ Тверской области «ЦЗН Нелидовского городского округа» перевести на удаленный режим работы.
В связи с распространением в России коронавирусной инфекции COVID-19 и введением дополнительных профилактических и санитарных норм и правил перед многими работодателями встал вопрос о переводе сотрудников на удаленную работу. Предприятиям рекомендовано организовать процесс работы своих сотрудников с учетом финансово-экономических и организационно-технических условий деятельности.
Региональные власти могут регулировать трудовые отношения, но только в части, не противоречащей ТК РФ. Так, дистанционная работа персонала регулируется гл. 49.1. ТК РФ «Особенности регулирования труда дистанционных работников».
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
Номер журнала Вестник науки №7 (64) том 2
Ссылка для цитирования:
Ковалева И.В. НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В СИСТЕМЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЙ // Вестник науки №7 (64) том 2. С. 44 - 49. 2023 г. ISSN 2712-8849 // Электронный ресурс: https://www.вестник-науки.рф/article/9454 (дата обращения: 17.05.2024 г.)
Вестник науки СМИ ЭЛ № ФС 77 - 84401 © 2023. 16+