Джонсон К.Б., Иванова И.В.
ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ СОЗДАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК *
Аннотация:
в статье рассматриваются основные принципы создания и управления документацией системы менеджмента качества предприятия, определена роль ведения документации СМК для деятельности предприятия.
Ключевые слова:
система менеджмента качества, документация, управление предприятием
Обязательным условием эффективной работы системы менеджмента качества является наличие документации. Документация СМК необходима для представления деятельности предприятия, регулирования и контроля его процессов, систем, выпускаемой продукции и услуг. При создании системы менеджмента качества разработка документации и управление ей является очень важным и довольно непростым этапом. По статистике наибольшее число несоответствий в СМК имеет место по разделу 4.2 «Требования к документации». Доля несоответствий по этому разделу в общем объеме несоответствий составляет около 30 %. При этом подавляющее число несоответствий по разделу 4.2 относится к управлению документами и записями. Характерными несоответствиями при управлении документацией являются: применение неутвержденных, неучтенных, отмененных либо неактуализированных документов, отсутствие на рабочих местах установленных документов, отсутствие документированной процедуры по управлению документацией СМК. Характерными несоответствиями при управлении записями являются отсутствие процессов управления некоторыми записями: записи не ведутся или ведутся не в полном объеме, нарушаются сроки и условия хранения записей.Основные требования, предъявляемые к документации СМК:Системность – документация должна быть структурированной с указанием четких взаимосвязей между документами. Функциональная полнота – документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах. Адекватность – соответствие требованиям стандартов ИСО серии 9000. Идентифицируемость – каждый лист документации должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ к определенной части системы. Адресность – каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям. Простота – текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя. Актуализированность – все изменения должны своевременно отражаться в каждом документе.В зависимости от области применения в рамках учреждения различают несколько уровней документации СМК:1 уровень - стратегическая документация, которая регламентирует деятельность в области качества на предприятии в целом.2 уровень – документация, регламентирующая деятельность нескольких структурных подразделений.3 уровень - документация регламентирует деятельность в области качества одного структурного подразделения.4 уровень - документация регламентирует деятельность в области качества группы исполнителей.5 уровень - документация регламентирует деятельность в области качества одного исполнителя.Наиболее распространёнными видами документов СМК являются: политика в области качества, руководство по качеству, процедура, методика, инструкция, программа (план) обеспечения качества, текущая документация (записи по качеству).Управление документацией напрямую связано с жизненным циклом документа. Этапы управления документацией:1. Создание2. Рассмотрение и утверждение3. Публикация4. Интеграция5. Актуализация 6. Изъятие или уничтожениеУправление документацией предусматривает:обеспечение единообразия в оформлении всех документов СМК,идентификацию документов для возможности в необходимых случаях обращения пользователя к составителю документа СМК в целях разъяснения положений или по изменению данного,проверку до выпуска документа содержания на соответствие установленным требованиям уполномоченным персоналом, включая руководителя службы качества (в составе технического отдела),выпуск (согласование, утверждение, издание, анализ и пересмотр) каждого документа только теми службами и лицами, которые ответственны за данный документ,обеспечение идентификации принятых изменений и статуса пересмотренной документации в целях предотвращения непреднамеренного использования устаревших и несоответствующих документов,обеспечение целенаправленной и контролируемой рассылки и получение документов,актуализацию действующих (внесение изменений) и изъятие устаревших документов,хранение и ведение контрольных экземпляров.Одно из ключевых назначений документации системы менеджмента качества состоит в обеспечении всех сотрудников организации едиными и согласованными инструкциями и положениями, с помощью которых гарантируется качество выполняемой работы, а также соблюдение технологических норм. Значение документации системы менеджмента качества заключается в том, что она дает организациям возможность для совершенствования своей деятельности. Так, создание и управление документацией СМК вносит упорядоченность, последовательность, беспристрастность, согласованность, непрерывность, производительность в деловую и управленческую деятельность организации.
Номер журнала Вестник науки №1 (70) том 2
Ссылка для цитирования:
Джонсон К.Б., Иванова И.В. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ СОЗДАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК // Вестник науки №1 (70) том 2. С. 96 - 100. 2024 г. ISSN 2712-8849 // Электронный ресурс: https://www.вестник-науки.рф/article/12255 (дата обращения: 17.05.2024 г.)
Вестник науки СМИ ЭЛ № ФС 77 - 84401 © 2024. 16+