Чарочкин С.А.
ОПЫТ ПРИМЕНЕНИЯ ИНСТРУМЕНТОВБЕРЕЖЛИВОГО ПРОИЗВОДСТВАВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ *
Аннотация:
в работе проанализированы результаты внедрения системы бережливого производства в деятельность ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области». Обобщены итоги реализации ряда проектов с использованием инструментов бережливого производства на базе данного учреждения, а также сделаны выводы о целесообразности использования данной управленческой практики в деятельности учреждения архивной отрасли.
Ключевые слова:
бережливое производство, оптимизация, проект, эффективность, архивные услуги, архивное учреждение.
УДК 65.011.4
Чарочкин С.А.
директор
ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области»
(г. Южно-Сахалинск, Россия)
ОПЫТ ПРИМЕНЕНИЯ ИНСТРУМЕНТОВ
БЕРЕЖЛИВОГО ПРОИЗВОДСТВА
В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
Аннотация: в работе проанализированы результаты внедрения системы бережливого производства в деятельность ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области». Обобщены итоги реализации ряда проектов с использованием инструментов бережливого производства на базе данного учреждения, а также сделаны выводы о целесообразности использования данной управленческой практики в деятельности учреждения архивной отрасли.
Ключевые слова: бережливое производство, оптимизация, проект, эффективность, архивные услуги, архивное учреждение.
Применение механизмов и инструментов бережливого производства в любом учреждении – надежный способ повысить эффективность его работы. Основная цель использования инструментов бережливого производства состоит в выстраивании функционирования учреждения таким образом, чтобы все процессы (как операционные, так и управленческие) способствовали росту эффективности функционирования учреждения в целом и, как следствие, повышению качества его услуг. Традиционными преимуществами системы бережливого производства считаются возможность устранения потерь времени и ресурсов, снижающих в глазах пользователя и/или потребителя ценность услуг и работ, за которыми он обращается, а также способности выявления «узких» мест и обеспечения эффективного поиска способов их устранения. Изменение технологии организации труда может дать возможность высвобождения части ресурсов, использование которых ранее не давало необходимого результата (время сотрудников, помещения и площади учреждения, расходные материалы и т.д.). За счёт указанных мер можно достичь роста не только результативности труда, но и повышения эффективности, экономичности в использовании ресурсов и, конечно же, большей клиентоориентированности.
В настоящее время все органы власти и администрации Сахалинской области используют в своей деятельности инструменты бережливых технологий. В течение нескольких последних лет Министерство Сахалинской области по эффективному управлению регионом реализует с организациями, учреждениями и предприятиями региона совместные проекты по внедрению в их деятельность принципов бережливого производства. Эта практика работы в рамках реализации национального проекта уже сейчас позволяет говорить о том, что бережливые технологии – это один из ключевых элементов успешной работы любого учреждения. Результаты, накопленные администрацией Сахалинской области и вовлечёнными в проекты учреждениями, показали целесообразность создания в регионе так называемых «образцовых учреждений и организаций», которые могут стать базисом роста в своих сферах деятельности. Нужно отметить, что в 2022 году Сахалинская область заняла 3-е место среди российских регионов по количеству созданных и функционирующих образцовых учреждений.
Деятельность архивов, как и архивная отрасль в целом, имеет весьма значимую социальную функцию, так как их функционирование призвано удовлетворять потребность в информации как граждан для защиты своих интересов, так и структур управления государством для реализации возложенных на них функций. От того, насколько эффективно и качественно организовано предоставление услуг архивов во многом зависит эффективность работы социальных институтов, представляющих государство, и, как следствие удовлетворенность этими услугами граждан.
Учитывая, что ГБУ «Государственный исторический архив Сахалинской области» (далее – ГИАСО) является ведущим государственным архивным учреждением и главным хранилищем Архивного фонда в регионе, основной целью внедрения в его деятельность инструментов бережливого производства стали повышение качества обслуживания пользователей, неукоснительное соблюдение сроков и комфортность получения услуг для граждан.
С 2021 года ГИАСО внедряет в свою работу технологии бережливого производства. Сотрудники архива должны идти в ногу со временем, а потому они принимают каждый новый вызов внешней среды, какой бы сложной ни казалась задача. За короткий срок сотрудникам ГИАСО удалось достись значимых результатов в оптимизации рабочих процессов. Предварительно команда сотрудников ГИАСО при содействии учредителя (Министерства культуры и архивного дела Сахалинской области) прошла обучение по тематике применения методов и инструментов, используемых при переходе учреждения к практике бережливости. Необходимо отметить тот факт, что в рамках работы было выявлено, что вовлеченность команды сотрудников в проекты стала более объемлющей. И это несмотря на то, что сама концепция бережливого производства почти для всех в архиве была новой. Первый проект с использованием новых инструментов работы и управления касался оптимизации процесса выдачи архивных документов для использования в читальном зале и успешно был реализован в 2021 году. По его итогам общее время оптимизируемого процесса сократилось с двадцати до одиннадцати рабочих часов. Результатом остались удовлетворены все – и сотрудники архива, и граждане, получающие услуги. К тому же проект был тесно связан с переходом в цифровое поле, что позволило ГИАСО оставаться актуальным и востребованным учреждением.
После первого успешного проекта было ясно, что практику применения инструментов бережливого производства стоит расширять. ГИАСО был включен в программу «Эффективный регион», но уже в новом формате Единой стратегии развития бережливых регионов – создание образцового учреждения регионального уровня «Образцовое учреждение. Бережливый архив – на базе ГБУ «ГИАСО»».
Идеи по оптимизации и совершенствованию рабочих процессов были предложены каждым структурным подразделением ГИАСО. Что примечательно, касались они не только внутренних рабочих процедур учреждения, но и выходили за его рамки, улучшая взаимодействие с контрагентами, источниками комплектования, а также с отдельными гражданами.
Начало работы по созданию образцового учреждения на базе ГБУ «ГИАСО» требовало более глубоких знаний в этой сфере. Поэтому Министерством Сахалинской области по эффективному управлению регионом для сотрудников ГИАСО было организовано соответствующее обучение. Практическая часть проходила на учебной производственной площадке «фабрики процессов», где участники в реальном производственном процессе получили опыт применения инструментов бережливого производства.
Для начала работ по созданию образцового учреждения в архиве была организована команда проекта по оптимизации процессов ГБУ «ГИАСО», в состав которой вошли сотрудники всех уровней.
Таким образом, в первой половине 2023 года каждое структурное подразделение ГИАСО разработало проект. Все проекты были вынесены на защиту на экспертный совет в Администрации области. По итогам ГИАСО приступило к реализации одобренных проектов. Проекты и подходы к их реализации, которые получили одобрение и были признаны эффективными, состояли в следующем:
- оптимизация процесса правового и финансового обеспечения оказания услуг по научно-технической обработке документов;
- оптимизация процессов предоставления электронных копий архивных фотодокументов и поиска информации по архивным документам;
- оптимизация процесса проведения работ по научно-технической обработке документов и формирования показателей отчетности;
- оптимизация процесса предоставления актуальной информации о документах, поступивших на хранение в архив;
- оптимизация процессов обслуживания и предоставления консультаций пользователям официального сайта и социальных сетей ГБУ «ГИАСО».
Одним из первых проектов, включённых в данный перечень, успешно реализованным в ГИАСО и получившим высокую оценку экспертов, стал проект «Оптимизация процесса проведения работ по научно-технической обработке документов и формирования показателей отчетности», который предложила команда сотрудников отдела комплектования Архивного фонда ГИАСО. Команда проекта проанализировала сложившуюся работу, связанную с научно-технической обработкой (НТО) документов (комплекс работ по упорядочению документов, включающий множество операций). Эта услуга пользуется неизменно высоким спросом среди клиентов ГИАСО. За 2022 год отделом комплектования Архивного фонда упорядочено более 3800 тыс. ед. хранения. Данные показатели отражены в отчетности, предоставляемой учредителю.
По услуге, связанной с обработкой документов, были выделены следующие ключевые риски:
- несвоевременное предоставление отчетности;
- высокие трудозатраты специалистов при оказании услуги.
Во избежание нарушения срока предоставления организациям-источникам комплектования ГИАСО результата проведенных работ по НТО архивных документов, а также в целях своевременного формирования отчетности учредителю, архивисты решили оптимизировать этот процесс.
В существующий порядок планирования (план-график на год) и оформления результатов работы (отчетность) по НТО архивных документов вовлечены более 15 сотрудников из разных подразделений ГИАСО, а также 45 клиентов–источников комплектования архива.
Сложный процесс взаимодействия ответственных лиц при оказании услуги содержал элементы потерь времени при организации и документальном оформлении проведения работ. Также в ходе проведенного анализа было выявлено неэффективное протекание процессов сбора и консолидации показателей для формирования отчетности и, соответственно, его невысокое качество. До оптимизации процесс состоял из 21 шага, в том числе: делопроизводственную обработку корреспонденции, составление и согласование графика обработки документов, оформление консолидированной информации, сбор сведений для составления отчетности. По итогам разбора процесса и его пересмотра полный цикл оказания услуги по выполнению работ научно-технической обработки документов и формирования показателей отчетности стал включать 12 шагов.
В целях устранения избыточного объема переписки и сокращения времени согласования была внедрена единая система для планирования, сбора сведений о проведенных работах по НТО и составлению отчетности с использованием инструментов совместного доступа. Разработаны, внедрены и применяются принципы оптимизации и эффективности, которые закреплены в Регламенте планирования работ и оформления результатов научно-технической обработки архивных документов, применяются чек-листы для проверки хода выполнения работ.
В процессе работы над проектом была оптимизирована организационная часть работ, гарантировано полное и своевременное предоставление отчетности, что позволило добиться сокращения времени на этом этапе более, чем на 47%. Применение современных решений для обеспечения оперативного обмена информацией между участниками работ значительно облегчило процессы планирования, согласования и формирования отчетности.
Еще один удачно реализованный проект ГИАСО – «Оптимизация процесса предоставления электронных копий архивных фотодокументов». Он был разработан сотрудниками отдела аудиовизуальных документов. Проблемы, которые были решены в результате реализации проекта:
- потеря времени при выполнении работ по запросу;
- неудовлетворенность заявителей итогами работы по запросу.
Суть данного проекта состояла в том, чтобы повысить качество предоставляемой ГИАСО услуги и тем самым повысить уровень удовлетворенности заявителя, при этом увеличить операционную эффективность учреждения с фокусом на максимальную клиентоориентированность. Ключевыми решения по проекту стали предоставление доступа заявителя к базе данных фотодокументов и проведения анкетирования по результатам предоставления услуг.
Чтобы реализовать на практике ключевые решения пользователям (заявителям) была предоставлена возможность доступа к базе данных электронных копий фотодокументов через Единую архивную информационную систему (ГИС ЕАИС), оператором которой является ГИАСО. Раннее сотрудниками отдела была проведена большая работа, чтобы в систему ГИС ЕАИС были внесены карточки с аннотациями и фотоизображениями согласно описям. Пользователь, зарегистрировавшись в системе, самостоятельно осуществляет поиск необходимых фотодокументов, формируя Требование с указанием шифра фотодокумента, а далее сотрудник ГИАСО выполняет запрос по отобранным фотодокументам и передает их пользователю. За счёт этого сокращается время по поиску фотодокументов сотрудником, запрос заявителя исполняется точно по его требованию.
Таким образом, в 2023 году в ГИАСО ведется успешная проектная работа по освоению инструментов бережливости с целью совершенствования повседневных операционных процессов. Все реализованные проекты позволили существенно сократить затраты времени и ресурсов на выполнение работ.
Технология бережливого производства успешно внедрена в работу ГИАСО и теперь является неотъемлемой ее частью. Выявление и исключение распространенных в архивной сфере потерь времени и ресурсов при использовании инструментов бережливости позволяет не только сократить время протекания процессов в учреждении, но и обеспечивает повышение управляемости процессами в каждом его структурном подразделении.
Необходимо отметить, что методы бережливого производства универсальны для всех процессов. Как показывает опыт работы ГИАСО, они могут успешно реализовываться и в архивной сфере, а не только в сфере производства. Навык постоянного получения новой информации и стремление к оптимизации деятельности и сокращению потерь может позволить более гибко адаптироваться в новых условиях меняющейся внешней среды, в чём безусловно способен помочь набор инструментов бережливого производства, который можно считать одним из значимых профессиональных навыков будущего.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
Номер журнала Вестник науки №10 (67) том 5
Ссылка для цитирования:
Чарочкин С.А. ОПЫТ ПРИМЕНЕНИЯ ИНСТРУМЕНТОВБЕРЕЖЛИВОГО ПРОИЗВОДСТВАВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ // Вестник науки №10 (67) том 5. С. 507 - 515. 2023 г. ISSN 2712-8849 // Электронный ресурс: https://www.вестник-науки.рф/article/10534 (дата обращения: 17.05.2024 г.)
Вестник науки СМИ ЭЛ № ФС 77 - 84401 © 2023. 16+